Quando gestisci 5, 10 o 50 preventivi simultaneamente, è impossibile trattarli tutti allo stesso modo. Un commerciale junior gestisce tipicamente 5-10 preventivi attivi, un senior può averne 15-25, e un team commerciale può facilmente seguire 50-100 preventivi in parallelo.
Il problema: non tutti i preventivi sono uguali, ma senza un metodo chiaro, perdi tempo su trattative morte mentre le opportunità calde si raffreddano per mancanza di attenzione.
🎯 Obiettivo aziendale: Trasformare il tuo pipe di preventivi in uno strumento di gestione commerciale efficace per massimizzare il tuo tasso di conversione senza perdere tempo su trattative che non si firmeranno mai.
1. Utilizzare il Furious DAILY CHECK per identificare istantaneamente le priorità
Il Furious DAILY CHECK è una funzionalità di filtraggio veloce disponibile nel pipe Preventivi che ti consente di identificare con un clic le azioni commerciali urgenti da intraprendere.
1.1. Dove trovarlo?
Accedi al Furious DAILY CHECK direttamente dalla tua pagina Business > Pipe Preventivi.
1.2. Cosa permette di filtrare?
Nel pipe Preventivi, il Furious DAILY CHECK offre due filtri rapidi:
Contatti in ritardo di post-it o senza azione programmata
Mostra tutti i contatti clienti legati ai tuoi preventivi che sono in situazione di allerta
Contatti il cui post-it è in ritardo
Contatti senza alcuna azione futura programmata (punto rosso)
Preventivi in ritardo di post-it o senza azione programmata
Mostra tutti i preventivi che necessitano di un'azione immediata
Preventivi il cui post-it è in ritardo (allerta rossa)
Preventivi senza alcuna azione futura programmata (punto rosso)
💡 Consiglio: Integra il Furious DAILY CHECK nella tua routine mattutina. Uno sguardo di 2 minuti è sufficiente per identificare le tue priorità della giornata.
2. Comprendere gli indicatori visivi sulle schede dei preventivi
Furious integra un sistema di indicatori visivi intelligenti che appaiono direttamente sulle schede del tuo pipe di preventivi. Questi pittogrammi ti informano in tempo reale sullo stato delle tue azioni commerciali e ti indicano quali preventivi necessitano di un'azione prioritaria.
2.1. I 4 indicatori da conoscere
🟢 Punto verde: Deal attivo (azione recente)
Significato: Un'azione è stata registrata oggi su questo preventivo (post-it aggiunto, modifica del preventivo, nota aggiunta).
Cosa fare: Continua il ritmo di seguito stabilito. Aggiorna il post-it con la prossima scadenza se non è già stato fatto.
💡 Consiglio: Un punto verde indica che sei in una dinamica commerciale positiva. Mantieni questo ritmo per i deal in fase di negoziazione.
🔴 Punto rosso: Deal senza azione pianificata
Significato: Nessun post-it con una data futura è programmato su questo preventivo. Rischio di dimenticanza.
Cosa fare: Crea immediatamente un post-it con una data di richiamo. Pianifica la prossima azione concreta (chiamata, email, RDV). Non lasciare mai un preventivo senza azione programmata.
⚠️ Attenzione: Un punto rosso è un segnale di allerta: questo preventivo rischia di cadere nell'oblio se non pianifichi un'azione ora.
⚠️ Pittogramma di allerta rossa: Deal in pericolo (URGENTE)
Significato: Il preventivo non è stato aggiornato da quando è scaduto il tempo configurato per questa colonna del pipe.
Cosa fare: AZIONE IMMEDIATA RICHIESTA. Ricontatta il cliente telefonicamente (non solo via email). Se nessuna risposta: qualifica il deal (Caldo/Tiepido/Freddo/Morto). Sposta il preventivo nella colonna appropriata o contrassegnalo come "Perduto". Crea un nuovo post-it con una data di richiamo vicina.
👉 Azione essenziale: Questo pittogramma è il tuo radar anti-deal morti viventi. Un preventivo che ristagna da settimane senza azione ti costa tempo e altera le tue previsioni commerciali.
➡️ Freccia nera: Deal pianificato (azione futura)
Significato: Un post-it con una data nel futuro è programmato su questo preventivo.
Cosa fare: Nulla per il momento, il tuo seguito è organizzato. Verifica regolarmente la tua vista calendario per anticipare le azioni future.
💡 Consiglio: La freccia nera indica una prospezione ben organizzata. È lo stato ideale per un deal in maturazione.
3. Configurare la scadenza del tuo pipe preventivi
3.1. Perché configurare i tempi di scadenza?
La scadenza automatica trasforma il tuo pipe in sistema di allerta intelligente. Senza di essa, un preventivo può rimanere per settimane in una colonna senza che te ne accorga. Con essa, Furious ti avvisa automaticamente quando un preventivo ristagna troppo a lungo.
Esempi concreti:
Un preventivo in "Proposta" che resta 10 giorni = anormale → allerta rossa
Un preventivo in "Negoziazione" che resta 15 giorni = cliente che sparisce → azione immediata
Un preventivo in "Decisione" che resta 30 giorni = probabilmente morto → da qualificare
Configurazione raccomandata per fase:
Qualificazione: 7 giorni — Fase di scoperta rapida, se il cliente non risponde entro 1 settimana = lead freddo
Proposta: 10 giorni — Tempo ragionevole per redigere un preventivo, oltre = blocco interno
Inviato/Negoziazione: 15 giorni — Periodo standard di riflessione cliente, oltre = richiamo obbligatorio
Decisione imminente: 7 giorni — Fase finale, risposta rapida attesa
⚠️ Attenzione: Adatta questi tempi al tuo settore di attività. I mercati pubblici necessitano spesso di tempi più lunghi, mentre le startup si aspettano risposte più rapide.
3.2. Come impostare la scadenza?
La scadenza dei preventivi non si configura direttamente nella pagina Pipe Preventivi. Si imposta tramite le Automazioni Furious, definendo regole basate sulla durata di permanenza di un preventivo in una colonna del pipe o sulla sua data di scadenza. Quando un preventivo supera il tempo configurato, l'automazione può spostarlo automaticamente verso un altro pipe (es. "Preventivi scaduti") e/o attivare un'email di seguito.
Configurazione tipo — esempio per la colonna "Proposta" (10 giorni):
Accedi a Configurazione Furious > Messaggi e automazione > Automazione avanzata
Fai clic su "+ Aggiungi"
Inserisci i parametri seguenti:
Etichetta: es. "Scadenza Proposta - 10 giorni"
Tipo: Preventivi
Stato: la colonna interessata (es. "Proposta")
Tempo prima dell'azione: 10 (numero di giorni nella colonna)
Azione: Cambio di pipe verso "Preventivi scaduti" (o la colonna a tua scelta)
Lascia i campi email vuoti se non desideri inviare una notifica automatica
Fai clic su "Salva"
💡 Consiglio: Crea un'automazione per colonna di pipe per un monitoraggio granulare. Usa etichette esplicite (es. "Scadenza Negoziazione - 15 giorni") per ritrovarle facilmente nella tua lista di automazioni.
4. Metodologia di prioritizzazione: I 4 profili di deal
4.1. Deal CALDO 🔥: Priorità assoluta
Come identificarlo?
Punto verde (azioni recenti)
Post-it con scadenza nei prossimi 3 giorni
Probabilità superiore al 70%
Cliente reattivo durante gli ultimi scambi
Azioni consigliate:
Rispondi entro 2 ore massimo a qualsiasi sollecitazione
Prepara i documenti di firma in anticipo
Anticipa le domande e le obiezioni potenziali
Mantieni un ritmo di contatto sostenuto (minimo 2 interazioni a settimana)
Tempo da dedicarvi: 60% della tua energia commerciale
💡 Consiglio: Per un deal caldo, crea sistematicamente un post-it dopo ogni interazione con la prossima azione precisa e la sua data.
4.2. Deal TIEPIDO 🌡️: Alimentare la fiamma
Come identificarlo?
Freccia nera (azione programmata) o punto verde recente
Post-it con scadenza tra 7-15 giorni
Probabilità tra il 40% e il 70%
Cliente interessato ma non urgente
Azioni consigliate:
Richiamo settimanale (email + chiamata telefonica)
Invio di contenuti di valore aggiunto (casi cliente, studi di caso, articoli)
Proposta di RDV intermedio per superare le obiezioni
Aggiornamento sistematico del post-it dopo ogni contatto
Tempo da dedicarvi: 30% della tua energia commerciale
💡 Consiglio: Per i deal tiepidi, proponi formati di scambio brevi (15 minuti di chiamata) piuttosto che lunghe riunioni. Questo riduce l'attrito e mantiene il legame.
4.3. Deal FREDDO ❄️: Riscaldare o abbandonare
Come identificarlo?
Pittogramma di allerta rossa (scadenza superata)
Nessuna risposta da 2-3 settimane
Probabilità inferiore al 40%
Cliente evasivo o irreperibile
Azioni consigliate:
Ultimo richiamo qualificante (telefonata obbligatoria, no email)
Fai la domanda diretta: "A che punto siete nella vostra riflessione? Questo progetto è ancora attuale?"
Se nessuna risposta chiara: proponi di mettere in pausa il seguito
Sposta il preventivo in una colonna "In attesa decisione cliente" con probabilità al 10%
Tempo da dedicarvi: 5% della tua energia commerciale
⚠️ Attenzione: Un deal freddo non è necessariamente morto, ma non deve più monopolizzare la tua attenzione quotidiana. Programma un richiamo tra 3 o 6 mesi tramite un post-it.
4.4. Deal MORTO 💀: Qualificare e archiviare
Come identificarlo?
Allerta rossa da oltre 1 mese
Cliente ha scelto un concorrente (informazione confermata)
Progetto annullato o rinviato a tempo indeterminato
Nessuna risposta nonostante 3 richiami o più
Azioni consigliate:
Marca il preventivo con stato "Perduto"
Inserisci obbligatoriamente la ragione del fallimento (prezzo, tempi, concorrenza, progetto annullato, nessuna risposta)
Crea un post-it di promemoria tra 6 mesi se pertinente (possibilità di nuova opportunità futura)
Analizza la ragione del fallimento per migliorare i prossimi preventivi
Tempo da dedicarvi: 5% (solo per qualificare e archiviare correttamente)
💡 Consiglio: Qualificare un preventivo perduto non è un fallimento commerciale, è una disciplina professionale. Questo libera il tuo pipeline e affina le tue previsioni.
5. Organizzazione del seguito quotidiano
5.1. Routine mattutina (10 minuti)
Furious DAILY CHECK (Business > Pipe Preventivi)
Fai clic su Furious DAILY CHECK
Guarda prima i preventivi in ritardo o senza azione programmata
Poi verifica i contatti in ritardo o senza azione programmata
Crea immediatamente i post-it mancanti con date di richiamo
Vista calendario dei post-it (Il mio Furious > I miei Post-it > La mia settimana)
Guarda i post-it del giorno
Dai la priorità: prima i deal caldi
Crea i tuoi post-it della giornata
Per ogni azione commerciale prevista: 1 post-it = 1 azione chiara con una data
💡 Consiglio: Il Furious DAILY CHECK riduce la tua routine mattutina da 15 a 10 minuti. Identifichi istantaneamente le tue priorità senza dover esaminare manualmente tutto il tuo pipe.
5.2. Routine settimanale (30 minuti)
Revisione completa del pipe (ogni lunedì mattina)
Esamina TUTTE le colonne da sinistra a destra
Per ogni preventivo chiediti: "Qual è la prossima azione?"
Aggiorna le probabilità secondo l'avanzamento reale
Pulizia del pipe (ogni venerdì pomeriggio)
Qualifica i deal freddi come "Perduto" se necessario
Archivia i preventivi morti che perdurano da mesi
Aggiorna le date dei post-it per la settimana successiva
💡 Consiglio: La revisione del lunedì ti prepara mentalmente per la settimana, la pulizia del venerdì ti permette di iniziare il weekend con un pipe aggiornato.
6. Casi pratici
6.1. "Ho 20 preventivi in sospeso, quali riprendere?"
Metodo rapido con Furious DAILY CHECK:
Fai clic su Furious DAILY CHECK nel tuo pipe Preventivi
Seleziona "Preventivi in ritardo o senza azione programmata"
Vedi istantaneamente i preventivi che necessitano di azione immediata
Trattali in ordine di probabilità decrescente
Metodo manuale (senza Daily Check):
Filtra sui preventivi con allerta rossa → Riprendili con priorità assoluta
Consulta la vista I miei Post-it > La mia settimana → Tratta quelli la cui data è oggi o passata
Ordina per probabilità decrescente → Concentra l'attenzione sui preventivi superiori al 50%
Ignora temporaneamente i preventivi inferiori al 20% di probabilità (se non in allerta rossa)
Risultato atteso: Passi da 20 preventivi vaghi a 5-7 azioni concrete e prioritarie.
6.2. "Questo preventivo risale a 3 settimane fa, cosa devo fare?"
Domande da porsi:
Ha un'allerta rossa? → SÌ = richiamo immediato telefonico
Quando è stato l'ultimo contatto cliente? → Più di 15 giorni = chiamata di qualificazione necessaria
Il cliente è solitamente reattivo? → NO = considera un stato "Perduto"
C'è un post-it con prossima azione? → NO = crealo subito
Decisione finale:
Se contatto regolare con il cliente = TIEPIDO → richiamo settimanale programmato
Se silenzio totale = FREDDO → ultimo richiamo qualificante poi "In attesa decisione cliente" o "Perduto"
6.3. "Come sapere se un preventivo è ancora attuale?"
Indicatori affidabili:
✅ Cliente ha risposto negli ultimi 7 giorni = ATTUALE
✅ RDV programmato nei prossimi 15 giorni = ATTUALE
❌ Nessuna risposta da più di 3 settimane = PROBABILMENTE OBSOLETO
❌ Cliente dice "le ricontattiamo" senza fornire una data precisa = MOLTO PROBABILMENTE OBSOLETO
Azione consigliata: Fai la domanda direttamente al cliente. "Ciao [Nome], la nostra proposta del [data] è ancora attuale per voi? Avete bisogno di elementi aggiuntivi?"
6.4. "Il cliente non risponde più, è finita o no?"
Protocollo di richiamo in 3 fasi:
Giorno 0 (silenzio da 15 giorni): Email: "Ciao [Nome], hai avuto modo di visualizzare la nostra proposta del [data]?"
Giorno +3 (nessuna risposta): Chiamata telefonica: "Volevo assicurarmi che aveste ricevuto il nostro preventivo e sapere se aveste domande"
Giorno +7 (ancora nessuna risposta): Ultima email: "Capisco che siete occupati. Desiderate che metta questo progetto in pausa e vi ricontatti tra 3 o 6 mesi?"
Giorno +10 (silenzio totale): Marca il preventivo come "Perduto - Nessuna risposta". Crea un post-it di promemoria tra 6 mesi se il progetto può potenzialmente riattivarsi.
💡 Consiglio: Un cliente che non risponde dopo 3 richiami mirati = deal morto al 95%. Non perdere più tempo, passa al deal successivo e libera la tua energia commerciale.
Per andare oltre
Da ricordare
Prioritizzare i tuoi preventivi non è una questione di feeling commerciale, è una disciplina metodica basata su indicatori oggettivi. I pittogrammi visivi di Furious (punti verdi/rossi, allerte di scadenza) trasformano il tuo pipe in uno strumento di gestione intelligente che ti dice cosa fare, quando e per chi. La scadenza dei preventivi si configura tramite le Automazioni Furious: definendo regole basate sulla durata di permanenza in una colonna o sulla data di scadenza, Furious può spostare automaticamente i preventivi scaduti nel giusto pipe. Adottando una routine quotidiana e qualificando sistematicamente i tuoi deal secondo la loro temperatura (Caldo/Tiepido/Freddo/Morto), liberi tempo per concentrarti sulle opportunità ad alto valore aggiunto. Un pipeline pulito e aggiornato non è un lusso, è la condizione necessaria per una performance commerciale duratura.