Contexte et objectif métier
La validation des devis avant leur transmission au client permet de garantir la conformité et la qualité des propositions commerciales envoyées. Ce processus s'appuie sur deux permissions complémentaires qui définissent qui peut valider les devis et qui peut les envoyer sans validation préalable.
🎯 Objectif métier : Instaurer un contrôle qualité sur les devis avant leur transmission aux clients, tout en conservant de la flexibilité pour certains profils utilisateurs.
Architecture et permissions concernées
Le workflow de validation des devis repose sur deux permissions Business :
Permission 1 : "DEVIS : autoriser à valider / invalider proposition"
Cette permission détermine qui peut valider ou invalider un devis.
Chemin d'accès : Configuration > Configuration Furious > Gestion des permissions > Business
Utilisateurs concernés : Généralement les managers, la direction ou les responsables commerciaux
Permission 2 : "DEVIS : permettre l'envoi de propositions sans validation de propositions"
Cette permission détermine qui peut envoyer ou télécharger un devis sans qu'il soit validé.
Chemin d'accès : Configuration > Configuration Furious > Gestion des permissions > Business
Comportement :
Si l'utilisateur possède cette permission : il peut télécharger et envoyer un devis même non validé
Si l'utilisateur ne possède PAS cette permission : il ne peut ni télécharger ni envoyer un devis tant qu'il n'a pas été validé par une personne autorisée
Étapes du workflow de validation
Étape 1 — Création ou modification d'un devis
Lorsqu'un utilisateur crée ou modifie un devis :
Le devis est automatiquement marqué comme "non validé"
Les actions "Envoyer le devis" et "Télécharger le PDF" sont bloquées pour les utilisateurs sans la permission d'envoi sans validation
⚠️ Attention : Toute modification apportée à un devis validé le fait automatiquement repasser en statut "non validé". Il devra être à nouveau validé avant envoi.
Étape 2 — Demande de validation
Pour soumettre un devis à validation, plusieurs méthodes sont possibles :
Méthode recommandée : via les colonnes de pipe devis
Créez une colonne de statut dédiée dans votre pipe devis (ex : "À valider", "En attente de validation")
Déplacez le devis dans cette colonne
Configurez une alerte automatique via l'événement "Devis : changement de statut" pour notifier les validateurs
💡 Astuce : En associant cette colonne à l'événement "Devis : changement de statut", vous pouvez automatiquement envoyer une notification par email aux personnes ayant la permission de validation.
Autre méthode : les post-its
Utilisez les post-its sur le devis pour signaler une demande de validation
Étape 3 — Validation ou invalidation du devis
Les utilisateurs ayant la permission "DEVIS : autoriser à valider / invalider proposition" peuvent :
Valider le devis : il devient alors téléchargeable et envoyable par tous les utilisateurs concernés
Invalider le devis : il repasse en statut "non validé" et ne peut être envoyé
Demander des modifications : via post-it ou commentaire avant de valider
Étape 4 — Envoi ou téléchargement du devis
Une fois le devis validé :
Tous les utilisateurs autorisés peuvent l'envoyer au client ou le télécharger
Le devis conserve son statut "validé" tant qu'il n'est pas modifié
Cas particulier : les devis gagnés
Les devis passés en statut "gagné" sont automatiquement considérés comme validés et peuvent être téléchargés et exportés, même si le workflow de validation n'a pas été suivi.
Ce comportement permet de ne pas bloquer la création de projets et le démarrage des activités opérationnelles.
Bonnes pratiques et exemples
Exemple de configuration type
Cas 1 : Validation stricte pour tous les commerciaux
Permission "autoriser à valider / invalider" → Managers + Direction
Permission "permettre l'envoi sans validation" → Personne (sauf managers et direction)
Résultat : Tous les devis doivent être validés avant envoi
Cas 2 : Validation uniquement pour les gros montants
Permission "autoriser à valider / invalider" → Managers + Direction
Permission "permettre l'envoi sans validation" → Commerciaux seniors
Résultat : Les seniors peuvent envoyer sans validation, les juniors doivent faire valider
Pour aller plus loin
À retenir
Le workflow de validation des devis permet de contrôler la qualité des propositions commerciales avant leur envoi aux clients. Toute modification d'un devis validé déclenche une nouvelle demande de validation. Les devis gagnés sont automatiquement considérés comme validés et restent accessibles pour faciliter le démarrage des projets.