La validación de los presupuestos antes de su envío al cliente permite garantizar la conformidad y la calidad de las propuestas comerciales enviadas. Este proceso se basa en dos permisos complementarios que definen quién puede validar los presupuestos y quién puede enviarlos sin validación previa.

🎯 Objetivo comercial: Establecer un control de calidad sobre los presupuestos antes de su envío a los clientes, al mismo tiempo que se conserva flexibilidad para ciertos perfiles de usuarios.

El flujo de trabajo de validación de presupuestos se basa en dos permisos Business:

Este permiso determina quién puede validar o invalidar un presupuesto.

• Ruta de acceso: Configuración > Configuración Furious > Gestión de permisos > Business
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• Usuarios involucrados: Generalmente los gerentes, la dirección o los responsables comerciales
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Este permiso determina quién puede enviar o descargar un presupuesto sin que esté validado.

• Ruta de acceso: Configuración > Configuración Furious > Gestión de permisos > Business
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• Comportamiento:

Si el usuario posee este permiso: puede descargar y enviar un presupuesto incluso si no está validado
• Si el usuario NO posee este permiso: no puede ni descargar ni enviar un presupuesto hasta que haya sido validado por una persona autorizada
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Cuando un usuario crea o modifica un presupuesto:

• El presupuesto se marca automáticamente como "no validado"
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• Las acciones "Enviar el presupuesto" y "Descargar el PDF" se bloquean para los usuarios sin el permiso de envío sin validación
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⚠️ Atención: Cualquier modificación hecha a un presupuesto validado lo hace automáticamente volver a estado "no validado". Deberá ser nuevamente validado antes de envío.

Para someter un presupuesto a validación, se pueden utilizar varios métodos:

Método recomendado: mediante las columnas del pipe de presupuestos

• Cree una columna de estado dedicada en su pipe de presupuestos (ej: "A validar", "En espera de validación")
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• Mueva el presupuesto a esta columna
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• Configure una alerta automática mediante el evento "Presupuesto: cambio de estado" para notificar a los validadores
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💡 Consejo: Al asociar esta columna al evento "Presupuesto: cambio de estado", puede enviar automáticamente una notificación por email a las personas con permiso de validación.

Otro método: los post-its

• Utilice los post-its en el presupuesto para señalar una solicitud de validación
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Los usuarios con el permiso "PRESUPUESTO: autorizar a validar / invalidar propuesta" pueden:

• Validar el presupuesto: se vuelve entonces descargable y enviable por todos los usuarios involucrados
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• Invalidar el presupuesto: vuelve a estado "no validado" y no puede ser enviado
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• Solicitar modificaciones: mediante post-it o comentario antes de validar
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Una vez validado el presupuesto:

• Todos los usuarios autorizados pueden enviarlo al cliente o descargarlo
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• El presupuesto conserva su estado "validado" mientras no sea modificado
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Los presupuestos pasados a estado "ganado" se consideran automáticamente validados y pueden ser descargados y exportados, incluso si el flujo de validación no ha sido seguido.

Este comportamiento permite no bloquear la creación de proyectos y el inicio de actividades operativas.

Caso 1: Validación estricta para todos los comerciales

• Permiso "autorizar a validar / invalidar" → Gerentes + Dirección
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• Permiso "permitir el envío sin validación" → Nadie (excepto gerentes y dirección)
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• Resultado: Todos los presupuestos deben ser validados antes de envío
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Caso 2: Validación solo para grandes cantidades

• Permiso "autorizar a validar / invalidar" → Gerentes + Dirección
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• Permiso "permitir el envío sin validación" → Comerciales senior
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• Resultado: Los senior pueden enviar sin validación, los junior deben hacer validar
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• Cómo funciona el permiso "PRESUPUESTO: permitir el envío de propuestas sin validación"
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• Cómo funciona el permiso "PRESUPUESTO: autorizar a validar / invalidar propuesta"
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• Cómo funciona la alerta "Presupuesto: cambio de estado"?
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• Cómo funciona la página Pipe de Presupuestos?
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• Cómo funcionan los derechos relacionados con la transformación de un presupuesto en un proyecto?
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El flujo de trabajo de validación de presupuestos permite controlar la calidad de las propuestas comerciales antes de su envío a los clientes. Cualquier modificación de un presupuesto validado desencadena una nueva solicitud de validación. Los presupuestos ganados se consideran automáticamente validados y permanecen accesibles para facilitar el inicio de los proyectos.