Im Rahmen von Festpreismodellen, die in mehrere Lieferbestandteile oder Phasen unterteilt sind (Re-Design einer Website, multikanalige Marketingkampagne, Mehrstufenaudit...), müssen Sie oft im Verlauf der Produktion fakturieren, basierend auf tatsächlich erbrachter Leistung und nicht gemäß eines theoretischen Zeitplans.

🎯 Geschäftsziel: Diese Methode ermöglicht die präzise Fakturierung basierend auf dem Fortschritt jeder Rate-Card-Position des Projekts und stellt eine genaue Übereinstimmung zwischen tatsächlicher Produktion und fakturiertem Betrag sicher. Sie verbessert den Cashflow, erleichtert die Finanzsteuerung und verringert Abweichungen zwischen erbrachter Leistung und gebuchten Einnahmen.

Diese Vorgehensweise eignet sich insbesondere für:

• Festpreisprojekte mit mehreren über die Zeit gestaffelten Lieferbestandteilen oder Phasen
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• Aufträge, bei denen jede Leistung in unterschiedlichem Tempo voranschreiten kann
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• Agenturen oder IT-Dienstleister, die im Verlauf der Produktion und nicht nach einem festen Zeitplan fakturieren
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Diese Funktionalität basiert auf drei miteinander verbundenen Modulen von Furious:

Modul Angebote – Rate Cards

• Die Rate-Card-Positionen des Angebots bilden die Basis für die Fortschrittsabrechnung
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• Möglichkeit, die Positionen nach Kategorien zu organisieren, um sie nach Lieferbestandteil oder Phase zu gruppieren
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• Jede Position kann eigene Anfangs- und Enddaten haben
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Modul Projekt – Fortschrittskonfiguration

• Fortschrittstyp: Manuell
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• Option: „Fortschritt basierend auf Rate-Cards differenzieren“
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• Konfiguration ist auf Projektebene oder auf Ebene jeder Rate-Card-Position möglich
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Modul Fakturierung – Erstellung aus Rate Cards

• Option „Erstellen aus Rate Cards“ in der Bearbeitung einer Rechnung verfügbar
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• Anzeige des Rechnungsverlaufs (Logs) pro Position
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• Automatische Berechnung der fakturierbaren Mengen gemäß Fortschritt
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💡 Hinweis: Sie können diese Methode mit dem automatischen Fortschritt basierend auf Daten für bestimmte wiederkehrende Positionen (Wartung, monatliche Gebühren...) kombinieren, während Sie die manuelle Kontrolle über einmalige Lieferbestandteile behalten.

Organisieren Sie in Ihrem Angebot Ihre Dienstleistungen mithilfe der Rate Cards.

• Erstellen Sie Ihre Rate-Card-Positionen entsprechend den verschiedenen Lieferbestandteilen oder Phasen des Projekts
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• Falls erforderlich, gruppieren Sie sie nach Kategorien (Beispiel: „Phase 1 – Audit“, „Phase 2 – Konzeption“, „Phase 3 – Entwicklung“)
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• Geben Sie für jede Position an: Bezeichnung, Menge, Stückpreis, Einheit (Tag/Stunde/Einheit)
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💡 Hinweis: Durch die Nutzung von Kategorien auf den Rate-Card-Positionen können Sie den Fortschritt direkt auf Kategorieebene steuern, was bei komplexen Lieferbeständen, die mehrere Dienstleistungen bündeln, praktisch ist.

Nachdem das Angebot in den Status „Gewonnen“ übergegangen und in ein Projekt umgewandelt wurde, greifen Sie auf die Konfiguration des Projekts zu.

Von der Projektseite aus klicken Sie auf Optionen > Projekt bearbeiten, um auf die Konfiguration zuzugreifen.

Im Abschnitt „Fortschritt“:

• Wählen Sie den Modus „Manueller Fortschritt“
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• Aktivieren Sie die Option „Fortschritt basierend auf Rate-Cards differenzieren“
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👉 Wesentliche Aktion: Ohne Aktivierung dieser Option wird der Fortschritt nur auf globaler Projektebene gesteuert. Sie können nicht differenziert nach Rate-Card-Positionen fakturieren.

Nach Bestätigung dieser Konfiguration können Sie den Fortschritt jeder Rate-Card-Position individuell konfigurieren.

Für jede Rate-Card-Position haben Sie die Möglichkeit, den Fortschritt zu automatisieren oder manuell zu belassen.

Um auf die Rate-Card-Positionen des Projekts zuzugreifen:

• Klicken Sie auf der Projektseite auf das „Fortschritts“-Symbol, um die Liste der Rate-Card-Positionen anzuzeigen
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Für jede Position können Sie:

• Manuellen Fortschritt beibehalten: Sie aktualisieren den Fortschrittsbalken manuell im Zuge der Produktion
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• Automatischen Fortschritt aktivieren: Klicken Sie auf den grauen Knopf neben der Fortschrittsanzeige der Position und wählen Sie einen automatischen Modus:

Basierend auf den Daten (Anfang und Ende der Rate-Card-Position oder des Projekts)
• Basierend auf der Charge (zeitlicher Aufwand der Mitarbeiter)
• Basierend auf den produzierten Einheiten
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Während des gesamten Projekts aktualisieren Sie den Fortschritt jeder Rate-Card-Position basierend auf der tatsächlichen Produktion.

• Klicken Sie auf der Projektseite auf das „Fortschritts“-Symbol
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• Passen Sie den Schieberegler jeder Rate-Card-Position (oder Kategorie, falls verwendet) entsprechend dem Prozentanteil der Fertigstellung an
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• Der Gesamtfortschritt des Projekts wird automatisch basierend auf dem Gewicht jeder Position im Gesamtbetrag berechnet
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Wenn Sie fakturieren möchten, greifen Sie auf die betreffende Rechnung im Projektzeitplan zu.

In der Rechnungsbearbeitung, im Abschnitt „Rechnungsposition(en)“:

• Klicken Sie auf die Option „Aus Rate-Cards erstellen“
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Furious zeigt dann eine Tabelle mit allen Rate-Card-Positionen des Projekts und folgenden Informationen an:

• Logs: Verlauf der bereits fakturierten Positionen bei vorherigen Rechnungen
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• Fortschritt der Position: Aktueller Fortschrittsprozentsatz der Position
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• Name und Kategorie: Identifikation der Rate-Card-Position
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• Menge: Automatisch berechnete Menge basierend auf dem Fortschritt seit der letzten Rechnung
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• Betrag der Position: Stückpreis der Rate-Card-Position
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• Gesamt: Berechneter Betrag (Menge × Stückpreis)
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• Wählen Sie die Positionen aus, die Sie fakturieren möchten (Sie können eine, mehrere oder alle auswählen)
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• Im Menü „Aktionen“, wählen Sie die Option „Rechnungsbetrag ersetzen und Details auf Rechnung kopieren“
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👉 Wesentliche Aktion: Diese Aktion garantiert, dass der Betrag Ihrer Rechnung genau dem tatsächlichen Produktionsstand entspricht. Die ausgewählten Positionen werden mit den automatisch berechneten Mengen und Beträgen in den Rechnungstext kopiert.

⚠️ Achtung: Nachdem die Positionen in die Rechnung kopiert wurden, können Sie diese bei Bedarf manuell ändern (Anpassung der Menge, Änderung der Bezeichnung...). Diese Änderungen beeinflussen nicht den Fortschritt des Projekts oder die Berechnungen der folgenden Rechnungen.

Ihre Agentur verkauft ein Re-Design einer Website für 30.000 € ohne MwSt., strukturiert wie folgt:

• Phase 1 – Audit und Strategie: 5.000 € (1 Lieferung)
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• Phase 2 – Konzeption und Mock-Ups: 10.000 € (3 Lieferungen)
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• Phase 3 – Entwicklung und Abnahme: 15.000 € (1 Lieferung)
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Konfiguration:

• Angebot in 3 Kategorien strukturiert entsprechend der Phasen
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• Projekt konfiguriert auf „manuellen Fortschritt“ mit Differenzierung nach Rate-Cards
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• Monatlicher Abrechnungszeitplan (3 Rechnungen)
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Abrechnung bei J+30 (erste Rechnung):

• Phase 1 abgeschlossen ⟶ Fortschritt bei 100%
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• Phase 2 in Bearbeitung ⟶ Fortschritt bei 33% (1 von 3 Mock-Ups genehmigt)
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• Phase 3 nicht gestartet ⟶ Fortschritt bei 0%
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Bei Erstellen der ersten Rechnung aus den Rate-Cards schlägt Furious automatisch vor:

• Phase 1: 5.000 € (100% von 5.000 €)
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• Phase 2: 3.333 € (33% von 10.000 €)
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• Phase 3: 0 €
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• Gesamt erste Rechnung: 8.333 € ohne MwSt.
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Abrechnung bei J+60 (zweite Rechnung):

• Phase 1 bereits zu 100% fakturiert
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• Phase 2 abgeschlossen ⟶ Fortschritt bei 100% (das System berechnet 100% - 33% bereits fakturiert = 67% verbleibend)
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• Phase 3 in Bearbeitung ⟶ Fortschritt bei 40%
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Furious schlägt automatisch vor:

• Phase 1: 0 € (100% bereits fakturiert)
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• Phase 2: 6.667 € (67% von 10.000 €, also der noch nicht fakturierte Rest)
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• Phase 3: 6.000 € (40% von 15.000 €)
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• Gesamt zweite Rechnung: 12.667 € ohne MwSt.
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💡 Hinweis: Die im Interface angezeigten Logs ermöglichen es Ihnen, auf einen Blick zu überprüfen, was für jede Position bereits fakturiert wurde. Kein manuelles Nachrechnen mehr nötig.

Regelmäßige Aktualisierung des Fortschritts

• Definieren Sie ein Aktualisierungsintervall (wöchentlich oder nach jeder Kundenbestätigung)
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• Binden Sie die Projektverantwortlichen in die Fortschrittsaktualisierung ein
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Kommunikation mit dem Kunden

• Teilen Sie regelmäßig den Fortschrittsstatus mit Ihrem Kunden
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• Planen Sie Rechnungen im Voraus, indem Sie den Fortschritt vor Ausstellung genehmigen
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Anwendung von Kategorien

• Strukturieren Sie bei komplexen Projekten Ihre Rate-Cards nach Lieferung oder Phase
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• Dies erleichtert die Steuerung und macht die Rechnungen für den Kunden verständlicher
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Überprüfung vor der Fakturierung

• Stellen Sie vor der Rechnungserstellung sicher, dass der Fortschritt der Realität der Produktion entspricht
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• Überprüfen Sie die Logs, um sicherzustellen, dass keine Position bei vorherigen Rechnungen übersehen wurde
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• Das Projekt muss aus einem mit Rate-Cards strukturierten Angebot hervorgegangen sein
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• Das Projekt muss im Modus „Manueller Fortschritt“ konfiguriert sein
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• Die Option „Fortschritt basierend auf Rate-Cards differenzieren“ muss aktiviert sein
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⚠️ Achtung: Wenn Sie die Rate-Card-Positionen des Projekts nach bereits erfolgter Fakturierung ändern, kann dies zu Inkonsistenzen bei den Berechnungen führen. Bevorzugen Sie die Erstellung eines Nachtrages oder einer neuen Position anstelle der Änderung einer bereits teilweise fakturierten Position.

⚠️ Achtung: Die Zugriffsebenen können je nach auf Ihrem System konfigurierten Rollen variieren. Überprüfen Sie Ihre Benutzer- und Berechtigungseinstellungen.

Im Allgemeinen sind folgende Berechtigungen erforderlich:

• Bearbeitung der Projektkonfiguration: Zugriff auf Projektmanagementfunktionalitäten
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• Aktualisierung des Fortschritts: Zugriff zur Projektenbearbeitung (insbesondere für Projektverantwortliche)
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• Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen: Zugriff auf die Rechnungsseite und Erstellung von Rechnungen gemäß der Konfiguration Ihres Systems
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Projekte mit Zeitaufwand (In-House) Diese Methode eignet sich nicht für Projekte, die nach Zeitaufwand fakturiert werden. Bevorzugen Sie bei diesen Projekten den automatischen Fortschritt basierend auf der Charge.

Projekte mit festem Zeitplan Wenn Ihr Vertrag feste Rechnungsdaten unabhängig vom Fortschritt vorsieht, verwenden Sie stattdessen einen klassischen Zeitplan. Sie können dennoch die Rate-Cards in jede Rechnung laden, um deren Inhalt im Detail darzustellen.

Änderung des Umfangs im Projektverlauf Wenn sich der Projektumfang ändert (Hinzufügen von Dienstleistungen, Entfernen von Lieferbestandteilen...), erstellen Sie einen Nachtrag zum Angebot, anstatt bestehende Rate-Card-Positionen, die bereits teilweise fakturiert wurden, zu ändern.

• Wie funktionieren manuelle oder automatische Fortschritte?
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• Wie erstellt und bearbeitet man projektbezogene Rechnungen?
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• Wie erstellt man Rate-Card-Vorlagen?
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• Wie steuert man den Projektfortschritt durch Verfolgen der Lieferung?
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• Wie navigiert man in einem Projekt?
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Indem Sie Ihre Angebote mit Rate-Cards strukturieren und den Fortschritt auf Positionsebene differenzieren, fakturieren Sie präzise im Verlauf der tatsächlichen Produktion. Diese Methode verbessert Ihren Cashflow, erhöht die Transparenz gegenüber Ihren Kunden und erleichtert die finanzielle Steuerung Ihrer Festpreisprojekte. Die Fakturierungslogs und die automatische Mengenberechnung gewährleisten eine vollständige Übereinstimmung zwischen dem, was geliefert und was fakturiert wurde.