Pourquoi mettre en place des rituels ?
Sans rituels, vos données Planning ne vous seront pas utiles :
Surcharges détectées trop tard
Sous-charges invisibles
Projets qui dérivent sans réaction
Décisions prises "au doigt mouillé"
La solution : 3 rituels simples et réguliers pour piloter efficacement en complément de votre cut-off mensuel (lien article).
Les 3 rituels à mettre en place
Rituel n°1 : saisie et contrôle des temps
Avant toute analyse, il faut des données fiables. D’où l’importance de bien saisir ses temps et ce de manière homogène.
Fréquence de saisie recommandée
Quotidienne : pour les structures avec beaucoup de projets courts ou multi-projets
Hebdomadaire : pour les structures avec des missions longues et stables
Qui fait quoi ?
Collaborateurs : saisissent leurs temps à la fréquence définie
Managers : contrôlent et valident les temps de leur équipe chaque semaine (widget "Imputations par personne")
Actions clés
Bloquer un créneau récurrent (ex : vendredi après-midi ou lundi matin) pour la saisie
Activer les alertes hebdomadaires de rappel (Configuration > Messages & automatisation > Planning : temps manquants...)
Valider les temps avant le cut-off mensuel depuis Équipe > Validation des temps
💡 Astuce : sans saisie régulière, impossible d'analyser la charge ou de détecter les dérives. La régularité est plus importante que la perfection.
⚠️ Attention : ne transformez pas la saisie en contrôle punitif. L'objectif est d'accompagner, pas de sanctionner
Rituel n°2 : réunion d'analyse de charge
Quand ? Selon votre contexte (hebdo si forte rotation de staffing, mensuel sinon)
Avec qui ? Managers + directeurs de BU + RH
Durée ? 30 min à 1h
Actions :
Analyser la charge (widget "Charge par Business Unit")
Qui est en surcharge ?
Qui est en sous-charge ?
Identifier les projets qui dérivent
Temps passés vs planifiés : quels écarts ?
Pourquoi ? (périmètre mal défini, complexité sous-estimée, changements client)
Arbitrer le staffing
Réaffectations nécessaires
Nouvelles missions à lancer
Temps internes à prévoir
Anticiper M+1 et M+2
Projets en pipeline
Besoins de recrutement
⚠️ Attention : les seuils de charge varient selon votre organisation. Définissez vos propres références.
💡 Astuce : documentez les décisions et communiquez-les aux équipes dans les 48h.
Rituel n°3 : bilan stratégique
Quand ? Fin de trimestre
Avec qui ? Direction + contrôle de gestion + managers
Durée ? 2h
Actions :
Analyser les tendances sur 3 mois (charge, rentabilité, projets en dérive)
Identifier les compétences sur-sollicitées ou sous-utilisées
Ajuster la stratégie RH (recrutements, formations, mobilité)
Réviser les grilles tarifaires si nécessaire (1 fois / an)
Le lien entre cut-off mensuel et données Planning
Votre cut-off mensuel (point marges, rentabilité, facturation) ne peut être fiable que si les données Planning sont à jour.
Bonne pratique à adopter :
Planifiez votre cut-off en tout début de mois suivant (ex : cut-off du mois M le 5 du mois M+1)
À J-5 du cut-off : relancez tous les collaborateurs pour qu'ils saisissent leurs temps du mois écoulé
Au moment du cut-off : vérifiez que tous les temps sont bien saisis (widget "Imputations par personne") avant d'analyser marges et rentabilité
💡 Astuce : un cut-off planifié en début de mois suivant vous laisse le temps de mettre à jour les temps passés de fin de mois précédent.
Comment réagir face aux écarts ?
1.Surcharge détectée
Signal : collaborateur avec charge élevée sur plusieurs semaines
Actions possibles :
Réaffectation partielle
Négociation de délais client
Recrutement si tendance structurelle
⚠️ Attention : une surcharge structurelle non traitée génère du turnover.
2. Sous-charge détectée
Signal : collaborateur avec charge faible sur plusieurs semaines
Actions possibles :
Prospection commerciale
Projets internes (R&D, amélioration process)
Formation
Avant-vente
💡 Astuce : transformez la sous-charge en opportunité.
3. Temps passés qui explosent
Signal : écart important entre planifié et réalisé
Questions à se poser :
Périmètre mal défini au départ ?
Complexité sous-estimée ?
Changements client non facturés ?
Problème de compétences ?
Actions possibles :
Avenant commercial
Formation ou renfort
Réajustement du planning
Communication client
⚠️ Attention : un écart récurrent = problème de méthode de chiffrage.
Pour aller plus loin
À retenir
Trois rituels suffisent pour piloter efficacement votre activité grâce au Planning :
La saisie et validation régulière des temps, pour garantir des données fiables
La réunion d’analyse de charge, pour détecter surcharges, sous-charges et dérives
Le bilan stratégique trimestriel, pour ajuster les décisions RH et organisationnelles
La clé : disposer de données fiables, analyser les écarts et prendre des décisions rapidement.